受理したくない相手について

こんにちは、この度は質問がありましてここに書き込ませて頂きました。

相互サイトの管理人をしているものです。
先日参加希望がありまして見てみると不備はないが文面的に合わないなぁと感じた方がいました。
そういうお相手様はどうしたら良いのでしょうか？
受理しない場合どうお断りしたら良いのでしょうか？

こんにちは。
私もサイトを管理している、管理人Aと申します。

私はそのような場合、「不備はございませんが、文面から判断した結果、当方とは合わないと判断致しましたので、不受理とさせて頂きます」と正直に書きますね。

管理人だからって、誰でも受理しなければならない、という事はないと思います。
自分と合わない人とやりとりしたって楽しくないですもんね…。

ではでは。

↑の者です。

よく見たら、判断が2回も使われている…！

「不備はございませんが、文面を拝見しました結果、当方とは合わないと判断致しましたので、不受理とさせて頂きます」

…に訂正させて下さいませ。
申し訳ありませんでした；

１の方のように言われれば「仕方ないか」で私は諦めますが(いやいやレスされるのは辛いですし)、出来れば規約か何かに一言欲しいです。
「個人的に合わないと思った方は申し訳無いですがお断りさせて頂く場合があります」と…